W jakim miejscu, otoczeniu Twój pracownik działa efektywnie?
Pytanie: „w jakiej przestrzeni Twoja praca jest najbardziej produktywna?”, zadaję każdemu, z kim pracuję na moich szkoleniach z zarządzania sobą w czasie. Oczywiście to jest tylko jedna strona zagadnienia, ale czasem warto się wsłuchać, gdzie ludziom pracuje się dobrze i efektywnie.
Choćby po to, aby porównać otaczającą Ciebie i Twoich pracowników rzeczywistość, do najczęstszych odpowiedzi. Czasem wystarczy naprawdę mała zmiana, aby wzrosła produktywność całej firmy.
A więc najefektywniej pracuję, gdy:
Jest mało osób w pomieszczeniu
To daje do myślenia w erze open space, prawda?Z moich badań, wynika, że ludziom pogrupowanym w małe zespoły, w oddzielnych pomieszczeniach, pracuje się swobodniej, łatwiej skupiają się na ważnych zadaniach, częściej dotrzymują terminów. Stąd pewnie coraz częstszy odwrót wielu firm od otwartych przestrzeni, które wręcz zachęcają do przeszkadzania sobie w pracy. Za zamkniętymi drzwiami rośnie efektywność i… zyski. Przemyśl to.
Mam Ciszę i spokój
To wiąże się ściśle z poprzednim punktem. Jak to osiągnąć w open space? Ja nie mam lekarstwa cud mam metody, a wprowadzania reguł „zakonnych” nie polecam.Zresztą tu nie chodzi tylko o odgłosy rozmów, ale o wszechobecny hałas urządzeń biurowych. Słuchawki na uszach? Czy po to burzymy ściany, żeby w efekcie zakupić załodze słuchawki?
Czy Twój pracownik pracuje wieczorami dlatego, że działa pod presją czasu, czy dlatego, że o 21.00 w biurze, w końcu jest cicho i spokojnie? Znasz odpowiedź?
Pracuję w domu
Tu też pytanie do Ciebie. Po co tak naprawdę pracownik zabiera pracę do domu? Może tam dopiero ma odpowiednie warunki aby ją efektywnie ukończyć.
Jest poniedziałek
To dość zdumiewające, ale większości pracownikom najlepiej pracuje się w poniedziałek,. C choć wtedy, jak wiadomo, pracy bywa najwięcej. Czy to za sprawą weekendowego odpoczynku? Może warto wprowadzić małe przerwy w pracy w ciągu tygodnia? Godzina relaksu w środę może sprawić, że druga część tygodnia będzie bardziej produktywna i po zbilansowaniu tego, firma zyska.
W samotności – dla zadań koncepcyjnych , w grupie – dla akcyjnych
Czyli tak źle i tak niedobrze. Ale może to jest punkt wyjścia dla efektywności w Twojej firmie. Coś w rodzaju trochę „ruchomego” i dynamicznego biura. Jeżeli pracujesz w open space, może warto urządzić małe, wyizolowane pomieszczenie, gdzie będzie pracował ktoś, kto aktualnie ma do wykonania ważne zadanie i nie potrzebuje do tego zbyt wiele konsultacji.
Gdy przełożeni mają urlop
To częsta odpowiedź i tylko z pozoru śmieszna. Rozwijając ją, dowiadywałem się, że chodzi o pressing, a raczej jego brak, gdy przełożony akurat wypoczywa. Czy jak wróciłeś z urlopu, to firma nadal trwała? Czy tak naprawdę te wszystkie ASAP są konieczne?
Bez zbędnych spotkań
Spotkania/zebrania zwoływane nagminnie to wróg efektywności. A te bez agendy i te co miały trwać 15 minut, a realnie osiągnęły ponad godzinę – nie stać na to żadnej firmy, nowocześnie zarządzanej. Natomiast te realizowane z przygotowaniem, zrozumieniem celu spotkania, wyznaczonymi rolami i podsumowaniem, traktowane są jako pomocne przy wykonywaniu zadań.
Teraz znasz odpowiedzi. Zastanów się jak możesz to zapewnić swoim pracownikom, a zobaczysz, że produktywność całej organizacji wzrośnie wielokrotnie.
Grzegorz Frątczak