Jak coach produktywności walczy z natłokiem maili?

Jest sukces. Coaching efektywności przyniósł dobre efekty w obszarze wszechobecnego biurowego wyzwania, jakim jest odbieranie setek maili.

Menedżerowie, którzy za moment zabiorą głos, odnieśli sukces. Przeczytaj więc co mają Ci do powiedzenia. Jak do tego doszli? Co zmienili w swojej komunikacji mailowej.

Zmień, tak jak oni obsługę odbierania maili!

„Najważniejsza dla mojej pracy jest walka z obecnością „online” w komunikacji mailowej. Poprzez wyłączenie informacji o wiadomościach przychodzących, wdrażam nawyk sprawdzania maili w pewnych odstępach czasowych. Przyjęłam założenie docelowe w postaci sprawdzania maili co pół godziny. Na teraz mój sukces to 15 min. Zauważyłam, że zdecydowanie sprawniej przychodzi mi kończenie zaczętej korespondencji, czy opiniowanie dokumentów – nie dekoncentruje mnie informacja o nadejściu nowej wiadomości.”

„ W skrzynce mailowej, utworzyłem 4 główne foldery: Delegowane, Do zrobienia, Do przeczytania w wolnym czasie, Archiwum (tu niestety mam podział głębszy, ale taka konieczność). Odbieram maile ciągle (Exchange), ale mam schowany katalog inbox (zrobiłem reguły, które mi wrzucają nowe maile w otchłań outlooka i nie śledzę ich na bieżąco). Dla DW zrobiłem regułę, która mi wrzuca te maile w odrębny katalog. Skupiam się na tych do mnie adresowanych. Staram się skracać maile i nie zwracać wagi na drobne literówki choć to jeszcze problem dla mnie .”

„Ściągam pocztę w wybranym przez siebie momencie (wyłączenie automatycznego pobierania maili). Szybko dodaję zadania z emaili do listy rzeczy do zrobienia.”

„Wyłączyłem powiadomienia o nowej wiadomości. Odbieram pocztę wtedy, gdy zakończę określone zadanie. Mam specjalny czas, przeznaczony na odczytywanie maili. Mam przez to większą kontrolę nad zadaniami, komfort pracy i większy spokój.”

„ Wprowadziłam moje nazwisko w UDW w przypadku maili, gdzie za jakiś (określony) czas powinnam sprawdzić, czy dostałam odpowiedź + folder na takie maile „Do monitorowania” + flagi z przypomnieniem, aby wiedzieć, kiedy mam je sprawdzić. Poprzez wprowadzenie tego zdecydowanie mam kontrolę i nadzór nad tymi zadaniami, których potrzebuję od innych osób by zrealizować swoje zadania. Przez flagę z datą, wiem kiedy mam to monitorować i wiem, że nie muszę sprawdzać tego codziennie. Mam czas i spokój. Wprowadzenie dyżurów do obsługi aliasów daje komfort i nie dubluje pracy – tylko jedna osoba czyta i odpowiada na maile/przydziela zgłoszenia, a inne w tym czasie skupiają się na innych zadaniach.”

„Wprowadziłam zasadę czystej skrzynki odbiorczej i ograniczenie folderów do minimum. Stworzenie folderu Delegowane, pozwoliło mi wyeliminować element szukania po wiadomościach wysłanych zleconych zadań. Zasada 1 minuta na odpisanie na maila, te co zajmują dłużej są w folderze „Do zrobienia”. Folder delegowane był strzałem w 10, o wiele łatwiej jest mi pilnować delegowanych rzeczy, nie szukam po kalendarzu co zleciłam i kiedy”

„Odpisuję na maile zgodnie z ich priorytetem (pilne – w ciągu 1 godziny, ważne – w ciągu 1 dnia, inne – w ciągu 1 tygodnia).”

„Ignoruję wiadomości w których jestem dołączony jako DW”

„Przeorganizowałam skrzynkę mailową w zakresie Folderów osobistych. Ich liczba została zmniejszona z pierwotnej ilości 40 folderów do 16 folderów. W skrzynce odbiorczej zostały wyodrębnione trzy główne foldery: „Bieżące Zespołu” (wszelkie prośby i zapytania podwładnych – odbieram raz dziennie), „Do zrobienia” (przenoszone sprawy do wykonania), „DW” (maile z moim nazwiskiem DW – odbieram raz dziennie). Maile do właściwych folderów trafiają przy pomocy poprawnie ustawionych reguł.
Skrzynka jest czytelniejsza i pozwala mi na sprawniejsze zarządzanie mailami. Sukcesem jest to, że na koniec dnia pracy wszystkie maila mam odczytane i przeniesione do odpowiednich folderów. ”

„Po otwarciu e-maila staram się od razu podejmować decyzję co z nim zrobić. Na emaile, które nie zajmują dłużej niż 2 minuty odpowiadam od razu. Emaile ważne, wymagające dłuższego skupienia oznaczam czerwoną flagą. Pozostałe raz w tygodniu przenoszę do archiwum, by mieć rzeczywisty obraz zadań do wykonania.”

„Przeorganizowałam skrzynkę mailową wprowadzając dodatkowe katalogi: „Do zrobienia” i „Ważne”. Wchodząc na Outlooka od razu porządkuję wiadomości, przekierowując je do odpowiednich katalogów. Uzyskałam efekt w większości jednorazowego czytania konkretnego maila. Od razu archiwizuję przeznaczone dw. Wymagające zapamiętania lub powrotu przenoszę do „Ważnych” (tu istotna jest oszczędność czasu i nerwów przy szukaniu). Kierowane wprost do mnie i wymagające pracy trafiają do katalogu „Do zrobienia”. Jest to katalog, na którym aktualnie pracuję. Zyskałam prawie pustą skrzynkę „Inbox” i brak przytłaczającego uczucia nadmiaru pracy.”

„Uporządkowanie skrzynki mailowej. Zaczęłam od odpięcia się od niepotrzebnych aliasów. W dalszym etapie usunęłam reguły, których miałam bardzo dużo. W kolejnym usunęłam foldery ( miałam ich ok 20). Teraz korzystam z kilku. Usuwając reguły ustawiłam sobie alert na wiadomość, które zawierają w temacie słowo PILNE. Dzięki temu, wszystkie osoby, z którymi współpracuję wiedzą, że w sytuacji kiedy wysyłają do mnie ważnego maila mają dodawać do tematu słowo PILNE. W konsekwencji tego, wyświetla mi się alert i mogę na ważnego maila odpowiedzieć w 1 kolejności. Nie sądziłam, że taki duży komfort psychiczny przyniesie mi widok uporządkowanego Outlooka.”

„Bardzo spodobał mi się pomysł zarządzania mailami i rzeczywiście szybko i sprawnie udało mi się go wdrożyć. Przestałam być w zasadzie niewolnikiem mojej poczty. Odbieram pocztę max 4 razy dziennie. Zawsze rano na rozpoczęcie dnia (8:00) – by oczyścić pocztę z mało istotnych wiadomości i ustalić czy jakaś wiadomość „z ostatniej chwili” nie wpłynie na zaplanowane przeze mnie na dany dzień zadania. Kolejny raz około 10:00, później 12:00 a ostatni raz o około 15:30.”

„Wśród wdrożonych technik wspomagających zarządzanie pocztą, należy wskazać podział skrzynki na 5 głównych katalogów: Skrzynka odbiorcza, Archiwum, Delegowane, Do zrobienia, Projekty. Technika ta pozwala na sprawne przyporządkowanie poszczególnych maili do danej kategorii, zakańczanie dnia pracy z pełni „wyczyszczoną” skrzynką mailową. Pomaga też w kontroli nad delegowanymi sprawami oraz uporządkowaniem własnych zadań do wykonania. Teraz szybciej wyszukuję poszczególne maile, a to z kolei przekłada się na ogólny zysk czasu i poczucie spokoju oraz „panowania” nad zadaniami.”

„Posegregowałem skrzynkę i pilnuję nowej metody pracy. Nie ma zaległości w odpowiadaniu. Fajnie widać które z osób nie radzą sobie z delegowanymi tematami. Większy spokój i Kontrola nad delegowanymi tematami. Zysk czasu jest jakieś 30 minut minimum – ale już został spożytkowany. Zespół się śmieje że jakoś więcej uwagi im poświęcam a co za tym idzie przybywa im pracy. Mam czas na kontrolę oraz bycie z zespołem.”

W kontekście odwołania się do konkretnych wypowiedzi menedżerów z ankiet poszkoleniowych „5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI”, pisałem już o listach zadań i złotych godzinach. Komunikacja mailowa to odsłonięcie kolejnej karty z talii samych asów, które prowadzą do nawet 50% wzrostu produktywności w firmie.

Grzegorz Frątczak