Dlaczego to nie działa?

Który menadżer nie zadawał sobie tego pytania?

Budując zespół, lub pracując w zespole, gdzie mimo idealnego doboru kadry, inwestowania w szkolenie pracowników, profesjonalizmu zatrudnianych coachów efektywności – po prostu coś nadal nie działa tak jak powinno.

Przyczyna często nie tkwi w tym, że zatrudniliśmy nieodpowiednich ludzi, ani w tym, że nie potrafimy nimi zarządzać. Przeciwnie – wszystko jest w porządku. Czasem, żeby zrozumieć, dlaczego to nie działa, trzeba spojrzeć z zupełnie innej płaszczyzny.

Prowadząc dla wielu firm i instytucji szkolenia z zarządzania sobą w czasie, przekonałem się o tym jak duże znaczenie mają takie kreatywne podejścia do problemu. Wiem też, że czymś co robi różnicę, jest spojrzenie eksperta z zewnątrz.

Założenie wg coacha efektywności

Załóżmy, że mamy właśnie taką firmę a w niej dobrany zespół pracowników. Ludzie są wykształceni, zaangażowani i lojalni. Władze dobrze opracowały strategie i cele dla przedsiębiorstwa, a szczebel menadżerski identyfikuje się z nimi i zarządza wg najlepszych technik i metod.

Pomimo to cele nie są osiągane w wyznaczonym czasie, a zysk nie odpowiada wcześniejszym analizom i wyliczeniom.

Teza coacha

Przyczyną takiego stanu rzeczy może być tendencja do nieustannego przekładania pewnych czynności na później, ujawniająca się w różnych dziedzinach życia, a podczas pracy zawodowej w szczególności.

Naukowo została określona jako: PROKRASTYNACJA i zapewniam, że potrafi opóźniać m.in. decyzyjność, w sposób, który trudno jest wychwycić nie przyglądając się temu z zewnątrz.

Prokrastynacja to bardzo szerokie pojęcie. Przybiera ona różne formy, od łagodnych, którym zaradzić może coaching produktywności, do poważnych i patologicznych, którymi zajmuje się medycyna i psychologia. Na szczęście formy patologiczne występują dość rzadko, ale na nieszczęście, nawet łagodne formy prokrastynacji są poważnymi przyczynami nieosiągania sukcesów.

Każdy z nas zmierza się z odwlekaniem, każdy kiedyś czuł to napięcie, które miało ładunek „odpychajacy” – gdy zaczynał jakąś nową rzecz.

A w firmie? W firmie nie jesteś sam. Ktoś obok, nieustannie odkłada wypełnienie i wysłanie prostego formularza. Na odpowiedź na ten formularz czeka ktoś z innego działu, w tym samym czasie zajmując się innym skomplikowanym zadaniem, które odłoży, bo zbuduje się w nim niechęć do jego realizacji. Dziesiątki osób, które nie tylko prokrastynują każda oddzielnie. Ich odwlekanie oddziaływuje bezpośrednio jedno na drugie, nakładając się na siebie i prowadząc…. eufemistycznie stwierdzę, że nie tam, gdzie chcesz widzieć rezultaty działania firmy.

Dowód coacha

Ile razy zaobserwowałeś w biurze coś podobnego:

Jest zadanie do wykonania, ale ktoś zanim się do niego zabierze:

- sprawdzi emaila
- zacznie rozmowę ze współpracownikiem
- wejdzie na chwilę na FB
- zaczyna sprzątać biurko
- parzy kawę
- sprawdza grafik na następny tydzień
- sprawdza cokolwiek, np. statystykę stron
- zaczyna lunch

To wszystko jest prokrastynacja.

By pokonać wroga trzeba najpierw go poznać. Jakie są przyczyny prokrastynowania?

Strach. Odwlekanie bywa skutkiem różnego rodzaju strachu:

- strachu przed tym, że nie zrobimy czegoś wystarczająco dobrze
- strachu z braku wiedzy jak coś zrobić
- strachu zaczęcia w złym miejscu
- strachu przed odniesieniem zwycięstwa, bo nie będziemy wiedzieć co dalej zrobić
- strachu przed zrobieniem czegoś, z czym nie czujemy się najlepiej.

Można to podsumować jednym zdaniem : strach przed porażką lub byciem nie wystarczającym dobrym.

Perfekcjonizm. Jesteśmy ofiarami powiedzenia „zrób to dobrze już za pierwszym razem”. Spędzamy wiele czasu, by sprawić, by coś było perfekcyjne, by mieć perfekcyjne narzędzia, metody. Czy po prostu zacząć z prawidłową procedurą.

Rozpraszacze. Jest tak wiele źródeł rozpraszaczy, czy jak niektórzy to nazywają „złodziei czasu”, że trudno tu wymienić wszystkie. Wymienię tylko kilka: Facebook, czytanie blogów, sprawdzanie wiadomości, oglądanie telewizji czy youtube’a, sprawdzanie emaili, granie na komputerze, itd… Wszystkie te rzeczy mają swego rodzaju nagrodę (nowa wiadomość, zabawna gra), a zadania, które odkładamy powiązane są z bólem (strach, ciężka praca, itd.) Przywykliśmy więc zajmować się tymi rzeczami, które dają nam szybką nagrodę, a nie ból.

I tak nie zdążę. Do końca dnia pracy została godzina – odwlekamy kolejne zadanie na jutro, pomimo, że moglibyśmy wykonać jego dużą część jeszcze dzisiaj.

Poczucie zmęczenia, czy też braku motywacji. Nie mamy ochoty i energii na wykonywanie ciężkich zadań, więc uciekamy w „złodzieje czasu”, czy też robimy łatwe i przyjemne zadania.

Stres, zaniepokojenie, przeciążenie. Nasza energia i koncentracja jest gdzie indziej. Na rzeczach, które nas przygniatają, na rzeczach, które nas stresują, czy też na ilości zadań na liście rzeczy do zrobienia.

Zadanie jest zbyt skomplikowane, ważne czy też trudne. By zrobić zadanie trzeba za dużo myśleć o tym jak je zrobić. Zbyt wiele zależnych od siebie części i do końca nie wiadomo jak to rozwiązać, gdzie zacząć, czy kogo zaangażować w wykonanie zadania.

Organizowanie jako odwlekanie. Czasami spędzamy dużo czasu planując każdą najdrobniejszą rzecz, albo poprawiając naszą i tak już dobrą listę zadań, albo optymalizujemy nasz system… zamiast po prostu zacząć działać. Te wszystkie rzeczy to tak naprawdę odwlekanie.

Dodatkowo mam jeszcze jedną złą wiadomość – to nie są wszystkie możliwe przyczyny. Jest ich o wiele więcej i są różne w różnych zespołach..

Rozwiązanie coacha

Zidentyfikowaliśmy najbardziej popularne przyczyny i co teraz? Generalnie, receptą jest budowanie nowych dobrych nawyków, często bardzo prostych i zastępowanie nimi tych starych i złych. Warto sobie uzmysłowić, że problem nie rozwikła się w ciągu jednej doby. Odwlekanie, czy też prokrastynacja to zestaw nawyków, które formowaliśmy poprzez ciągłe powtarzanie przez wiele, wiele lat.

Pierwszym krokiem do zmiany jest świadomość. Trzeba zacząć uświadamiać sobie kiedy i dlaczego odwlekamy. Znaleźć przyczynę powodującą prokrastynację.

Drugi krok to zmiana nastawienia, tak by przyczyny miały mniejszy wpływ na osobę prokrastynującą. Stworzenie odpowiedniego środowiska dla skupienia może spowodować wielką różnicę, a jest to łatwe do zrobienia.

Trzeci krok to stworzenie małych prostych nawyków, jeden po drugim. To oczywiście wymaga trochę czasu.

Celowo opowiadam o tym dość ogólnie, bo każdy przypadek, z którym miałem do czynienia, wymagał indywidualnego zestawu metod i technik rozwiązania problemu. Konkretną diagnozę można przedstawić  i konkretne usprawnienia można wprowadzić, tylko na konkretnym przykładzie.

Jeżeli więc jest tak, że właśnie teraz zadajesz sobie pytanie tytułowe: „dlaczego to nie działa?” – napisz do nas i zaczniemy działać konkretnie.

 

Grzegorz Frątczak