Trener produktywności radzi: doceń listy zadań zanim będzie za późno!

Przeczytaj autentyczne wypowiedzi menedżerów z korporacji, którzy dzięki treningowi efektywności: „5 sił produktywności” osiągnęli wzrost wydajności w swoich zespołach o 50%!

Wypowiedzi dotyczą jednego konkretnego tematu – list zadań. Porównaj, jak Ty je robisz. Skorzystaj z gotowych praktycznych rad, zaimplementuj rozwiązania podane na tacy.

Podpatrz, jak menedżerowie robią listy zadań dzięki szkoleniu 5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI

„Codziennie tworzę listę zadań i jej się trzymam (z małymi wyjątkami – na przełożonych nie ma rady ) . Listy kompletuję. Wcześniej pisałem to w kalendarzu, ale jak nie otwierałem go, to nie trzymałem się listy – teraz lista leży na stole. Jak dodatkowo wyeliminowałem złą wielozadaniowość (a to miałem w nadmiarze) to efekty widzę. Jakie? Przestałem zabierać laptopa do pociągu. Serio – to dla mnie największe osiągnięcie bo jest dowodem na to, że realnie się coś zmieniło.”

„ Z jeszcze większą uwagą każdego dnia (na początku dnia i na końcu) opracowuje listę zadań/priorytetów. To mi daje świadome realizowanie zadań w określonej kolejności, komfort pracy i większy spokój”

„ Przygotowuję krótką listę zadań na dany dzień i robię jej codzienny przegląd. Przygotowuję dłuższą listę z zadaniami na cały tydzień. Przygotowywanie krótkiej listy na dzień powoduje, że zazwyczaj wyrabiam się z zrealizowaniem zadań na niej i „nie przeraża” mnie długa lista, której nie udawało mi się zrealizować jednego dnia.”

„Nadaję priorytety na zadania- najcięższe na początek dnia, ustawiam sobie priorytety od 1 do 3. Najkrótsze zadania zostawiam na koniec dnia lub są przerywnikami w trudniejszych zadaniach.”

„Wprowadzenie tygodniowej listy zadań, zamiast codziennego przepisywania zadań niezrealizowanych w kalendarzu. Ta zmiana spowodowała ok. 5% oszczędności czasu na zadaniu. Jestem dumny z ilości spraw jakie udaje mi się rozwiązać. Pokazuje to, jak kilka drobnych zmian wpływa na efektywność moją i mojego zespołu.
Dodatkowo aby nie być gołosłownym przesyłam raport spraw jakie wpływały do mojego zespołu od stycznia. Widać tu ewidentny spadek od czasu gdy zacząłem stosować Twoje rady. Wdrożyłem plany dnia, tygodnia i celów miesięcznych oraz ich rozliczanie. Codziennie lider zespołu spotyka się z pracownikami i omawia cele na dany dzień i tydzień. 1 raz w miesiącu lub częściej ja spotykam się z liderem wyznaczając cele miesięczne dla zespołu.”

„Wprowadziłem listę swoich zadań i zgodnie z zasadą: jeśli nowe zadanie jakie mi wpada zajmie mi do 2 min realizuję je od ręki, jeśli nie – wpisuję na ogólną listę zadań.”

„Prowadzenie listy zadań (dziennych i ogólnych). Nawyk wdrożyłam od razu po szkoleniu, wykorzystując do tego dostępny notatnik. Notatnik oczywiście na własne potrzeby trochę zmodyfikowałam, dodając do niego zakładki z podziałem na rzeczy: Do zrobienia dziś; do zrobienia; prywatne. Dzięki temu w 1 miejscu mam spisane wszystkie tematy MUST DO.
Notatnik noszę ze sobą w torebce i jak tylko coś mi się przypomina, lub uda mi się zakończyć daną sprawę to ją odznaczam. Jedyną niedogodnością jest wielkość notatnika (nie mieści się do mniejszych torebek) ale na to też znalazłam rozwiązanie kupując mały notatnik , który jak tylko skończą mi się kartki w obecnym zastąpi jego miejsce.”

„Wprowadzam również zasadę planowania. Zrobiłam plany długofalowe – ale nie więcej niż dwa miesiące. Robię również plany tygodniowe i na dany dzień. Nie zdecydowałam jeszcze o najlepszym dla mnie narzędziu. Na razie przy planach dziennych korzystam z przyklejanych karteczek. Uczę się dyscypliny w zakresie przestrzegania planów – odklejanie wszystkich karteczek z laptopa w danym dniu, to dla mnie sukces i poprawa humoru.”

„Codziennie tworzę listę zadań na nowy dzień – lista na małej karteczce, od najważniejszych do mniej ważnych, max 3-5 zadań. Wpisuję spotkania do kalendarza fizycznego – nie do tego w outlooku. Z kalendarza usunęłam listy zadań i ich tam nie wpisuję. Mam więc dwa miejsca: kalendarz oraz listę zadań. Nie chomikuję zadań w outlooku co do tej pory robiłam zaznaczając im kategorie – niektóre wisiały tak przez 3 miesiące a ja widziałam niestety ich rosnącą liczbę. Zadania mam na liście zadań.”

Listy zadań są tylko jednym z elementów tego autorskiego szkolenia z zarządzania sobą w czasie. Prawdziwie potężny efekt, zyskasz, dzięki synergii wielu składowych. Od czegoś jednak trzeba zacząć. Usprawnianie list zadań to dobre wyzwanie na początek.

Grzegorz Frątczak