Jakie szkolenie z zarządzania sobą w czasie winduje produktywność w firmie o 50%?

Ta historia zdarzyła się naprawdę w jednej z dużych polskich korporacji. Szkolenie z zarządzania sobą w czasie spowodowało progres w efektywności zespołów nawet o 50%. To jedyne w Polsce kompleksowe, sprawdzone i w całości autorskie szkolenie dla kadry biurowej firm i korporacji: „5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI”

Menedżerowie wiedzą co mówią

Mam dla Ciebie ich najgorętsze wypowiedzi z raportu poszkoleniowego. Menedżerowie w tej konkretnej korporacji zarządzają zespołami liczącymi średnio 40 do 200 osób. To cenne i bardzo praktyczne wskazówki z pierwszej ręki. Warto je przeczytać z 2 względów. Po pierwsze dla porównania, czy i jakie usprawnienia, z których oni skorzystali, funkcjonują w Twojej firmie. Po drugie w celu zaimplementowania konkretnych rozwiązań, które mogą dać progres w efektywności Twoich zespołów. Progres do 50%!

Złote godziny – złoty efekt

„Przełączanie” się pomiędzy różnymi zadaniami marnuje nam bardzo dużo czasu pracy. Dlaczego? Bo według różnych badań potrzeba aż 15-25 minut, aby, gdy zaczynamy jakieś zadanie, wskoczyć na 100% swojej efektywności. W 2010 r. naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego stwierdzili, że do tzw. flow, czyli pełnego zaangażowania w pracę, którą nam przerwano, wracamy za każdym razem w ciągu ok. 25 minut. Jeśli więc przeszkodzimy komuś 16 razy w ciągu 8-godzinnego dnia pracy, to, w zasadzie, równie dobrze mógłby on rano zostać w łóżku.

Przerwanie komuś pracy na przysłowiową „minutkę”, kosztuje jak widać, wiele więcej. Ile? Właśnie owe od 15 do 25 minut ponownego „rozkręcania się”, aby wskoczyć na ten sam poziom zaangażowania, na którym byliśmy zanim nam przerwano. I tak za każdym razem. A różnego rodzaju „przeszkadzacze” są wszechobecne w naszych biurach. To telefony, niezapowiedziane wizyty, a w przestrzeni open space jest to nawet głośniejsza rozmowa współpracownika. To wszystko rozprasza. I nie jest rzadkością, że wielu pracowników podczas całego dnia pracy w ogóle nie wchodzi na 100% swojej efektywności.

Receptą są „złote godziny” dla Ciebie i Twojego zespołu. Jest to indywidualnie określony czas, podczas którego eliminujemy lub ignorujemy możliwie wiele „przeszkadzaczy”.
A więc jak to konkretnie zadziałało w opisywanej tu korporacji? Oto autentyczne wypowiedzi menedżerów.

Jak teraz wyglądają ich „złote godziny” w firmach i co to daje?

„Złota godzina powoduje, że ja i mój Zespół możemy skupić się na analizowaniu i przygotowywaniu rozwiązań nie przeszkadzając sobie nawzajem. Edukujemy oczywiście użytkowników, aby nie przychodzili w każdej możliwej chwili. Chcemy dla nich wprowadzić jeden dzień w tygodniu, gdzie będą mogli przychodzić i konsultować się z nami.”

„Zaproponowałam swojemu Zespołowi i swoim przełożonym wdrożenie ZŁOTYCH GODZIN – pomysł na szczęście bardzo się spodobał i pracujemy nad nim. Na razie na poziomie zespołu ustaliliśmy, że takie godziny wyznaczamy w dwóch porach dnia – pomiędzy 11:00 a 12:30 i pomiędzy 14:00 a 15:30. Ten czas pozwala na pracę w pełnym skupieniu i względnej ciszy. Każdy, kto w czasie trwania ZŁOTYCH GODZIN ma problem, przychodzi po ich zakończeniu przygotowany.
Dotychczas było tak, że biegał na złamanie karku poinformować, że problem jest i że trzeba go rozwiązać, ale w sumie to nie sprawdził jeszcze wszystkiego. Poprzez złote godziny ja jestem wyrozumialsza, a pracownicy nie otrzymują pytań na które nie znają odpowiedzi.”

„Jestem dumny z ilości spraw jakie udaje mi się rozwiązać… pokazuje to jak kilka drobnych zmian wpływa na efektywność moją i mojego zespołu. Wdrożyłem w moim zespole i zakomunikowałem na zewnątrz – złote godziny. Codziennie każdy z pracowników ma 2-3 godziny w których zajmuje się sprawami z listy zadań. W tym czasie jest 1 osoba – dyżurny, który w sytuacjach pilnych zbiera zapotrzebowanie, analizuje i ewentualnie przekazuje do osób z zespołu. Wdrożenie powyższych poprawiło naszą wydajność o prawie 50%. Zdumiewająca liczba poparta raportem ilości spraw jakie dziennie do nas wpływają. Ilość pracowników się nie zmieniła, zmieniło się podejście do zarządzania sprawami.”

„Staram się zawsze znaleźć w rannych godzinach czas, w których nikt nie będzie mi przeszkadzał. W tych godzinach skupiam się na zadaniach do samodzielnej realizacji. Dzięki temu zabiegowi mogę zadania realizować w znacznie szybszym czasie, skupić się w pełni na nich i całościowo zamknąć dane zadanie.”

Jak widać opłaca się popracować nad tym, aby wprowadzić w swojej firmie podobne udogodnienia. Złote godziny to jednak tylko mały element, trybik większego, synergicznie działającego systemu wzrostu produktywności w firmie, wprowadzanego za pomocą szkolenia 5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI.

Grzegorz Frątczak