Jak zwiększyć produktywność zespołów – wnioski po szkoleniach z zarządzania czasem…

Chcę podzielić się z Tobą moim doświadczeniem. Przeprowadziłem już wiele szkoleń pracowników w różnego rodzaju firmach, od kilkuosobowych organizacji po duże korporacje. Mam za sobą ponad setkę indywidualnych klientów, objętych coachingiem efektywności – właścicieli małych i średnich firm. Trenerem produktywności byłem też dla wielu menedżerów z korporacji.

Pracując z nimi wszystkimi, zauważyłem pewne tendencje wspólne dla różnych podmiotów. Powtarzały się na tyle często, że w mojej opinii mogą okazać się cennymi wskazówkami, dla wszystkich, którzy stają przed wyzwaniem produktywności w swojej firmie, a jeszcze nie pokusili się o analizę problemu.

Wspólne mianowniki blokad efektywności

Pracownicy w korporacjach i większych firmach wskazują wiele przyczyn, które uniemożliwiają im lepszą produktywność. Jednak i małe firmy mają podobne problemy. Ich wspólne mianowniki to:

1. Brak ściśle określonych procedur wytycznych (trzeba samemu zbierać informacje).
W dużych firmach ten problem bywa spotęgowany, bo często wymagane jest używanie przestarzałych procedur, które się dawno zdewaluowały i zamiast służyć poprawie efektywności, tworzą tylko dodatkową pracę!!

2. Brak jasnych wytycznych co do realizacji zadania i jasno sformułowanych oczekiwań przełożonych. Skutek oczywisty – efekt, czyli realizacja odbiega znacząco od tego, co przełożeni wyobrażają sobie, że dostaną na koniec realizacji.

3. Zmiana priorytetów, wtrącenia i dodatkowe zadania, czyli nagle i na już trzeba zająć się nowym zadaniem. Po pierwsze powoduje to wprowadzenie do systemu pracy, stałej niewiadomej – co mnie dzisiaj czeka? jakie zadanie wpadnie i zmieni priorytety? Po drugie odsuwa w czasie realizację zdania głównego. Co ciekawe, wiele z zadań w ten sposób zlecanych, w mojej opinii nie zasługiwały na miano priorytetowych i mogły spokojnie wejść na listę zadań w pierwszym wolnym terminie. Nikt tego tak naprawdę merytorycznie nie oceniał, dokładanie dodatkowych zadań stało się nieweryfikowalną normą w wielu firmach.

4. Nierealny czas na realizację zadania, plus ciągły pressing. Deadliny ustalane w oparciu o zbyt powierzchowną analizę czasu.

5. Brak zasobów po stronie zespołów współpracujących (wąskie gardła). Brak systemów komunikacji między zespołowej.

6. Wymuszanie i akceptacja dla „bylejakości”. Ma to swoje źródła w każdym z poprzedzających punktów od 1 do 5.

7. Przeszkadzacze (spotkania bez agendy, chaotyczna komunikacja, brak planowania spotkań)plus brak zaplanowanej przerwy na odpoczynek. Stąd najczęściej brało się zmęczenie psychiczne i fizyczne, oraz stres.

8. Gaszenie pożarów – wiadomo – praca w systemie jak opisany powyżej musi prowadzić do pożarów, a wtedy nieważne kto nad czym pracuje – wszystkie ręce na pokład i gasimy.

9. Brak czasu na zatrzymanie się i przemyślenie, ocenę własnej pracy, czy też próbę wprowadzenia usprawnień, poprawy jakości pracy.

Duża firma, duży kłopot

W korporacjach, wyodrębniłem też pewne nurty blokujące produktywność, właściwe i powtarzalne dla dużych firm:

1. Niejednorodne wartości ze współpracownikami; Różne priorytety osób z którymi pracujemy.

2. Brak komunikacji / współpracy ze strony współpracowników.

3. Rozwiązywanie problemów innych pracowników.

4. Ilość i częstotliwość wiadomości przychodzących ; Zbyt duża liczba emaili powoduje w pracowniku priorytet na komunikację mailową , muszę być online.
To jest w ogóle patologia w dużych korporacjach. Każdy siebie daje w DW, i nagle okazuje się, że dyrektor dostaje 2500 emaili tygodniowo, czyli jeden co 2-3 minuty. Kiedy ma więc pracować? No chyba , że nie czyta tych emaili? To po co jego podwładni w ogóle je wysyłają?

5. Bezproduktywne spotkania => to w dużych organizacjach występuje częściej, bo dużo więcej osób pracuje nad tym samym projektem, a więc, by go zsynchronizować potrzeba spotkań. Ale czy na pewno tak dużo ? Tak długo trwających? I czy wszyscy muszą na nich być?

Usprawnij produktywność w firmie – moje zalecenia

Skoro problemy da się pogrupować, to i rozwiązania też często bywają podobne. Jeśli coś z powyższych tendencji blokad efektywności, wydało Ci się znajome w odniesieniu do własnej firmy, skorzystaj z poniższych wskazówek:

1. Zlecanie zadań: Upewnij się, że Twój podwładny na pewno wie co ma do zrobienia. Wprowadź jakiś system, proces. Niech zna oczekiwany rezultat końcowy, ważność zadania, a także inne ograniczenia, które mogą wystąpić. Pracowniku, zachowuj się asertywnie. Pytaj o szczegóły, nie pozwalaj sobie wrzucać byle jak określonego zadania.

2. Drodzy dyrektorzy, menedżerowie, szefowie, czy kiedykolwiek policzyliście ile kosztuje Waszą firmę zbyt częste zmienianie priorytetów pracownikom? Ile czasu , energii i pieniędzy straciliście na robione bez opamiętania zmiany, które wprowadziliście w życie? A pracownicy? Żyjący w ciągłym stresie, w ciągłym napięciu, pewnie częściej chodzą na zwolnienia, a z drugiej strony powoduje to , że ich produktywność maleje i ich kreatywność też. Najbardziej kreatywni przecież jesteśmy gdy jesteśmy zrelaksowani.

3. Przeszkadzacze, pytania od podwładnych… Gdy mamy do czynienia, że pracownicy za często przychodzą z pytaniami, to oznacza, że albo nie przeszkoliliśmy ich wystarczająco, albo wolą do nas przychodzić, bo jesteśmy taką encyklopedią, która wszystko wie. I dużo szybciej i skuteczniej jest przyjść do przełożonego, niż samemu rozwiązać problem. Warto więc wyznaczyć granicę, powiedzieć w jaki sposób mają do nas przyjść. Po pierwsze czy są przygotowani? Czy szukali w innych miejscach, czy może jesteśmy ich zbawieniem? Moja klientka przygotowała zestaw kilku pytań, na które pracownik musi znać odpowiedź przychodząc do niej. Gdy nie zna, odsyła go z powrotem. Po dwóch tygodniach z 30 osób, 27 stosowało się do nowej sytuacji…

4. Emaile: Czy na pewno Twoi pracownicy muszą dawać Cię w każdym emailu, w do wiadomości? Czy na pewno musisz wszystko wiedzieć? Czy Ty w ogóle dajesz radę te informacje przetworzyć? A może warto zaufać swoim pracownikom i dać im tą odpowiedzialność za wysyłanie poczty. Ty za to znajdziesz czas na ważniejsze zadania, aniżeli tylko czytanie wiadomości. Z tego co mi wiadomo, to wiadomości z kopią do szefa, to tzw. dupokrytki… Czy na pewno Twoi pracownicy muszą się w ten sposób chronić przed Tobą? To nie wpływa dobrze i na Ciebie i na Twojego pracownika. A do tego nie wpływa dobrze na Waszą firmę, bo to nie jest wcale produktywne. Tylko strata czasu i pieniędzy. Pomyśl, czy nie jest tak, że rekrutując do firmy podkreślasz słowo samodzielność, a potem wasz system pracy działa tak, aby tę samodzielność ograniczyć do minimum?

5. Spotkania… Ostatnio szkoliłem pracowników w dużej firmie, która wdrażała wielopłaszczyznowy, czasochłonny i bardzo ważny projekt. Zespół prowadzący zdecydował się by zwoływać codziennie spotkania by omówić status. Pomysł był zacny. Teoretycznie takie spotkania miały trwać 15 minut, szybko omówić co i jak, i do roboty… Jednak te spotkania nigdy tyle nie trwały tylko więcej… Często około godziny, a zdarzało się wielokrotnie, że ponad godzinę. Na tym spotkaniu bywało, że było i 50 osób… Kiedy Ci ludzie mają pracować? Średni koszt takiego godzinnego spotkania to 2500 zł (przy założeniu średnio 50 zł / godzinę / pracownika)… To tygodniowo wychodziło ponad 12500 zł!! To pewnie był jeden z droższych projektów tej organizacji…
Organizując spotkania upewnij się , że są na nich tylko potrzebne osoby, że jest znana agenda spotkania, że ludzie wiedzą jaki jest cel spotkania. I nigdy, przenigdy nie czekaj na spóźniających się , bo to stanie się normą. I też nigdy, przenigdy nie przeciągaj, bo ludzie będą wiedzieć , że mogą mówić długo…
Jeśli zobaczysz , że na spotkaniu ktoś odbiera emaile na komórce, ma otwarty laptop, nudzi się jak mops, to znaczy, że jest za dużo osób i spotkanie trwa za długo…

Czy te wskazówki okazały się pomocne? Jeśli potrzebujesz rozwinięcia tematu, zapraszam do kontaktu.

Grzegorz Frątczak