Coach efektywności radzi: nie trać pieniędzy na bezproduktywne spotkania!

Ile u Ciebie kosztuje jednogodzinne spotkanie 10 menedżerów? Załóżmy że każdy zarabia 50 zł za godzinę. Jedno takie krótkie spotkanie jest więc wydatkiem na poziomie 500 zł. Ile takich spotkań jest w miesiącu? Są firmy, która stosują codzienne spotkania by zaktualizować status projektu. Każde z nich potrafi trwać ponad godzinę i w każdym, nierzadko bierze udział ponad 50 osób! To 10 000 zł strat miesięcznie!

Do tego, oprócz strat finansowych, to w sumie tysiące bezpowrotnie straconych godzin pracy. Mimo to, moda na różnego rodzaju spotkania i zebrania dosłownie szaleje, głównie w dużych firmach. Menedżerowie jednej z korporacji, którzy brali udział w szkoleniu „5 SIŁ PRODUKTYWNOŚCI”, dobrze wyczuwali, że tracą na tym mnóstwo czasu. Mówili, że większość takich spotkań nie prowadzi do żadnego konkretnego celu: wniosków, czy zadań do wykonania. Po prostu takie bardziej sformalizowane pogaduchy.

Po ukończeniu warsztatu, potrafili jednak dokonać pozytywnej zmiany w swoim podejściu do firmowych spotkań, odzyskać stracony czas i skutecznie ciąć firmowe koszty, wydatkowane na zebrania. Przeczytaj, co konkretnie zmienili:

Jak wzrosła produktywność w korporacji?

„Przed szkoleniem starałem się chodzić na wszystkie spotkania jakie miałem w kalendarzu. Miałem takie przeczucie, że jestem niezbędny, że mnie potrzebują. Teraz nie chodzę na spotkania które nie zawierają agendy. Nie chodzę na spotkania jeśli na spotkaniu nie jest konieczna jakaś moja decyzja.”

„Jasno odpisuję na zaproszenia na spotkania i oczekuję od osób zapraszających informacji zwrotnej jakie moje działania będą potrzebne podczas danego spotkania. Nie chodzę na spotkania dłuższe od 1 godziny, za to chodzę na 5 minutowe spacery po patio w budynku – relaks po każdej godzinie pracy ”.

„Robię spotkania bezpośrednio z jednym pracownikiem – unikam większych spotkań a jeśli je organizuję – jest jasna agenda oraz określony czas. Kiedyś jednemu pracownikowi została 1 minuta na podsumowanie spotkania – koledzy kolejnym razem tak się sprężyli, że następne spotkanie zakończyliśmy przed czasem.”

„Nie chodzę na spotkania dla których nie ma agendy – językiem korzyści – zwracam uwagę jakie są jej dobre strony i staram się do niego przygotować aby spotkanie było bardziej efektywne.”

W wielu firmach, a szczególnie tych dużych, menedżerowie, a także zwykli pracownicy mają kalendarz wypełniony spotkaniami od rana do wieczora. Warto więc rozważyć nauczenie menedżerów, jak prowadzić zebrania. Warto wprowadzić ogólne zasady przebiegu zebrań, ustalić maksymalną ilość uczestników, czas trwania, wymagalność agendy i celu, zasady weryfikacji potrzeby robienia spotkań. Tylko, gdy wszyscy uczestnicy rozumieją cel i mają wyznaczone role, zebranie kończy się konstruktywnym podsumowaniem. Trzymajmy się też zasady: nie ma agendy – nie ma spotkania.

Grzegorz Frątczak